La réussite d’un projet informatique n’est pas uniquement dépendante de la méthode et des outils utilisés pour le mettre en œuvre. Si c’était le cas, ce serait si simple d’innover. Cela dit, l’établissement de bonnes pratiques en matière de gestion du référentiel documentaire d’un projet est un incontournable. Pas besoin d’être un scientifique ; tous les développeurs devraient conserver des renseignements détaillant l’évolution de leurs avancements technologiques, car innover, c’est aussi bâtir le cadre de référence. Le lien avec la RS&DE? Les preuves exigées par l’Agence du Revenu du Canada (ARC), à fournir avec une demande, voilà où je voulais en venir.

Votre mémoire collective, où est-elle et de quoi a-t-elle l’air ?

Je le constate souvent et vous également l’avez peut-être déjà vécu, l’étape de l’identification des pièces justificatives à l’appui de vos travaux peut s’avérer complexe. Mais avant tout et même pire est de se demander comment faire naître ces informations et les tenir à jour sans y passer trop de temps ? Voici quelques idées…

Avez-vous pensé à rassembler les courriels et les discussions internes en lien avec votre projet? Ils renferment souvent des renseignements pertinents pour bâtir votre documentation. À la manière d’un « scrapbook« , vous pouvez compiler au même endroit les informations importantes afin d’en produire un collage facile à consulter. Le but est de documenter large pour ensuite filtrer l’information à partir de cette source. Vos documents n’ont pas besoin d’être sexy, ni très longs. Ce serait inutile et personne ne les lirait. Suffisant, signifie qu’ils soient pertinents et astucieux.

Astucieux, tout comme les nouvelles pratiques qui commencent à se répandre, dont l’utilisation d’un Wiki : collaboratif et simple. Ayant plusieurs usages spécifiques, il s’enrichit rapidement en contenu utile et devient ainsi un lieu de référence pour votre équipe. Le Wiki vous permet de centraliser les informations, servant autant à la rédaction de vos projets techniques qu’à la préparation de vos pièces justificatives. Puisque nous sommes à l’ère du Web 2.0, pourquoi ne pas l’utiliser pour produire et conserver vos données? L’ARC autorise le format électronique et c’est souvent plus efficace. Rien n’empêche par la suite de fournir des documents traditionnels si on vous l’exige.

À ce propos, quand vous regardez les exigences de l’ARC, quels sont vos réactions, questionnements ? Avez-vous de la difficulté à déterminer vos preuves disponibles ? Si oui, de deux choses l’une, soit vous avez besoin d’aide et de précision, soit elles sont inexistantes ou insuffisantes, ce qui peut être le signe d’un manque de structure. À défaut de présenter des preuves satisfaisantes qui démontrent votre méthodologie, vous vous limitez pour assurer la crédibilité de votre projet.

Une élaboration consciencieuse de votre documentation vous permet d’appuyer adéquatement votre demande, vous prépare si une vérification est exigée, mais vous procure aussi d’autres avantages. C’est une façon de connaître votre situation générale pour prendre de bonnes décisions et prévenir les problèmes. Ces références laissent des traces de l’acquisition de votre savoir-faire et de votre propriété intellectuelle. Cette solution est gratifiante et sécuritaire, mais aussi utile au bon fonctionnement de votre travail d’équipe immédiat et futur.

Mes collègues et moi connaissons bien les règles de justifications et nous pouvons vous aider à organiser et présenter vos preuves. Visitez notre site Internet dans la section RS&DE et n’hésitez pas à communiquer avec moi pour toutes précisions, ou pour me faire part de vos commentaires ou des pratiques de votre équipe. Vos « success stories » pourraient en inspirer d’autres…

À bientôt !