Dans mon rôle de conseiller scientifique spécialisé en crédit d’impôt, je ne mentionnerai jamais assez souvent la nécessité d’appuyer une demande par un nombre suffisant de preuves. Il est primordial pour les acteurs de la RS&DE de prendre des précautions afin d’éviter les problématiques qu’apporterait une vérification de la part de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Concrètement, une société désirant obtenir un crédit d’impôt pour la recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE) au niveau fédéral doit remplir un formulaire connu sous l’appellation de T661. Ce formulaire rassemble le matériel référentiel sur les activités du demandeur. Pour ce billet, notre intérêt se concentre sur la section « Preuves ».

Capture d’écran de la section « Preuves » du formulaire T661.

Lorsqu’une demande de crédit RS&DE est sélectionnée pour un examen, il est obligatoire de fournir certaines pièces justificatives. Les preuves demandées prennent habituellement la forme de documents se rapportant aux travaux, lesquels doivent être datés et signés. Voici d’ailleurs un aperçu des principaux éléments pouvant servir de preuve :

– Les feuilles de temps, qui répartissent le temps de travail entre les activités de RS&DE et les autres activités.

– Les rapports sommaires de supervision, qui indiquent la quantité de temps dédié aux travaux de RS&DE exécutés par les équipes de R&D dans une période donnée. Pour être efficaces, ces documents doivent être mis à jour régulièrement.

– Les plans de développement, qui indiquent les ressources liées aux travaux particuliers à exécuter dans la période visée par la demande.

Cette documentation doit être produite au même moment que sont réalisées les activités de RS&DE. Il faut donc développer de bonnes pratiques de gestion du matériel, ce qui nécessite l’acquisition d’une discipline. Or, une telle discipline ne s’acquiert pas du jour au lendemain. Bien que la préparation de ces documents entraine une augmentation de la charge de travail et de l’énergie ainsi que des fonds dédiés à ces activités, elle vous fournira, néanmoins, les documents nécessaires pour soutenir votre demande auprès de l’ARC.

La préparation et la conservation de ces documents peuvent être réalisées de différentes façons. Par exemple, elle pourrait s’effectuer par la rédaction d’un journal de bord, par le rassemblement d’informations au sein d’une mémoire collective ou bien par la création d’un site Wiki.

Je tiens aussi à souligner que la transparence et l’honnêteté sont deux vertus essentielles au moment de remplir le formulaire T661. Sans quoi les conséquences peuvent être considérables, pouvant même aller jusqu’à l’annulation d’un crédit futur.

Si vous désirez obtenir des informations plus spécifiques concernant les critères d’évaluation, vous pouvez consulter le manuel d’examen des demandes. De plus, n’hésitez pas à contacter nos conseillers, qui se feront un plaisir de répondre à vos interrogations.

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