Le processus d’examen RS&DE de l’ARC comporte plusieurs étapes, et il débute toujours avec une première lettre qui vous avise que votre dossier fait l’objet d’un examen. Dans la majorité des cas, votre dossier n’a pas encore été révisé par un conseiller en recherche et technologie (CRT) ou un examinateur financier (EF). La sélection est basée sur une analyse de risque de votre demande.

Quelles sont les étapes suivant la réception de la lettre?

1. Informer les personnes impliquées dans la préparation de la demande ciblée par l’examen.

Il faut informer les personnes qui sont le mieux placées pour répondre aux enjeux ou aux questions soulevées par l’ARC : le comptable, le préparateur ou les employés responsables des travaux de RS&DE. Certains vérificateurs aiment appeler directement les employés mentionnés dans le T661 pour s’introduire et parler du projet.

2. Regrouper les informations qui ont servi à la préparation de la demande.

Il faut s’assurer d’avoir en main les plus récentes versions des formulaires T661, la documentation contemporaine (des documents datés rédigés avant, pendant ou immédiatement après les activités visées par la demande, y compris les documents de planification et les rapports sommaires), les registres ainsi que les preuves à l’appui des travaux.

3. Réviser les critères d’admissibilité d’une demande RS&DE.

Cette étape vise à vous remémorer les raisons pour lesquelles vous avez considéré les travaux réclamés comme admissibles. Pour ce faire, il faut répondre de nouveau aux 5 questions de l’ARC.

4. Réception d’une seconde lettre.

À la réception de cette lettre, il faut prendre contact par téléphone avec le CRT ou l’EF afin d’organiser une visite sur place ou une réunion. L’objectif de cette lettre est aussi d’aider le demandeur à se préparer à la visite sur place. Elle comprend habituellement une liste des documents et des renseignements financiers ou techniques dont l’ARC a besoin afin de pouvoir clarifier certains éléments de votre demande.

5. Cibler les enjeux.

La prise de contact avec le CRT ou l’EF permet d’avoir une discussion ouverte et transparente avec les vérificateurs de l’ARC en vue de cibler et de régler les enjeux de manière efficace et rapide. Ainsi, les vérificateurs travaillent avec les demandeurs avant la visite sur place afin de :

• discuter la portée initiale de l’examen (projets ou travaux ciblés par l’examen);
• expliquer les enjeux et l’approche suggérée en vue de les résoudre;
• discuter des besoins du demandeur;
• discuter de la façon de se préparer pour un examen efficace et réussi.

Élément à considérer 

1. Le processus d’examen d’une demande RS&DE.
2. La politique sur l’admissibilité des travaux aux crédits d’impôt à l’investissement en RS&DE.
3. Votre historique de demandeur : si le demandeur a fait l’objet d’un examen par le passé, l’ARC a potentiellement formulé des recommandations. Ces dernières doivent être prises en compte avant d’effectuer une nouvelle demande. Il faudra donc être en mesure de démontrer que les recommandations ont été appliquées.

Il est possible de faire face à l’ARC par soi-même, mais faire appel à de l’aide extérieure peut vous aider à plusieurs niveaux. De plus, cette aide peut être adaptée en fonction de vos besoins.