Alors que je surfais sur Internet, je suis tombé sur une statistique intéressante à propos du taux de rejet des demandes de crédits d’impôt pour la recherche scientifique et le développement expérimental (RS&DE) dans le secteur des technologies de l’information (TI). Selon The Z-Book on Scientific Research & Experimental Development: Deserving Is Not Enough, coécrit par Zafar Siddiqui, CA et Zak Siddiqui, ing., les projets en TI obtiendraient le plus grand nombre refus de la part de l’ARC avec un taux allant de 50 à 60%. L’ouvrage indique que ce taux est largement influencé par le fait que les contribuables ont de la difficulté à différencier des activités courantes de développement logiciel et des activités de nature expérimentale. Partant de ce fait, pour éviter que l’ARC interprète vos travaux comme des activités de développement courant, vous avez le devoir d’étayer vos demandes d’une documentation suffisamment convaincante et vérifiable.

Lorsque l’ARC révise une demande, elle porte son attention principalement sur deux aspects, soit la méthodologie et le personnel. Les documents contemporains accompagnant une demande doivent, donc, démontrer qu’une investigation systématique a été effectuée, et que cette dernière a été réalisée par un personnel qualifié. Créés au cours de l’exercice financier, les documents contemporains servent à décrire clairement les activités de RS&DE ayant été menées. Ces documents peuvent regrouper les designs, les tests ou les concepts expérimentés; les solutions recherchées; les problèmes technologiques rencontrés; les expérimentations entreprises; ainsi que la nature de votre processus de développement.

La préparation et la conservation de ces documents peuvent se révéler simples de prime abord, mais beaucoup plus complexes en pratique. Les entreprises sont habituées d’écrire des documents avec un objectif d’affaires. Or, les documents contemporains nécessitent d’être écrits selon une perspective technique ou scientifique et non d’affaires. L’utilisation d’un langage d’affaires pour décrire des travaux expérimentaux est par conséquent à proscrire, car celui-ci pourrait causer du tort au traitement de votre demande. Donc, au lieu de mettre l’emphase sur les bienfaits que vos travaux auront sur les besoins des utilisateurs, mettez davantage d’effort à décrire spécifiquement vos activités de RS&DE. Toutefois, il est important que cette description se concentre principalement sur les objectives, car une description trop large ou trop documentée pourrait vous rapprocher d’une perspective d’affaires.

Cette documentation aide également à déterminer précisément quand le projet a commencé et quand il a terminé. Un journal de bord constitue certainement la solution la plus judicieuse. Elle permet, entre autres, d’indiquer à quel instant l’équipe a entrepris de rechercher un avancement, quand elle a rencontré des incertitudes technologiques, quand et comment elle a tenté de surmonter des obstacles, et quels étaient les tournants du processus de développement.

Peu importe la qualité des documents fournis, ceux-ci doivent refléter les capacités des membres de votre équipe technique. En d’autres mots, le personnel employé possédait les connaissances scientifiques et technologiques ainsi que l’expertise pour mener à bien le projet de RS&DE. Il arrive souvent que les vérificateurs de l’ARC refusent ou réduisent une demande parce que le personnel ne détenait pas les qualifications nécessaires pour effectuer les travaux. Par ailleurs, cette documentation fournie aux vérificateurs un indice sur le temps passé par chacun des employés assignés au projet ainsi que sur la nature des tâches effectuées par ces derniers.

En somme, pour maximiser les chances d’acceptation d’une demande pour un crédit d’impôt RS&DE, il ne faut pas uniquement se limiter à décrire le projet réalisé, mais aussi fournir des documents contemporains suffisamment détaillés. Ces documents servent à démontrer que l’avancement technologique a été atteint à l’aide d’une investigation systématique et par une équipe d’experts dans la technologie visée par la demande. Ainsi, une demande RS&DE va outre le remplissage du formulaire T661.