Après avoir répondu aux questions de l’ARC par écrit, le processus d’examen peut mener à deux options différentes, soit une rencontre sur place ou bien directement au rapport final.

La rencontre avec les représentants de l’ARC est un moment important dans la vérification d’une demande de crédits d’impôt à la recherche scientifique et du développement expérimental (RS&DE). Elle vise à :

• obtenir des renseignements supplémentaires pour aider à résoudre les enjeux techniques ou financiers communs à l’étude, et
• donner au demandeur l’occasion de présenter des renseignements supplémentaires à l’appui de sa demande.

Choses à faire

La réussite de cette rencontre dépend de vos actions et de vos réponses aux questions de l’ARC. Elles doivent donner une impression positive afin de convaincre l’ARC que vos travaux répondent aux exigences du programme de la RS&DE.

Au cours de la visite, vous devez :

• être courtois en tout temps.

• démontrer votre potentiel RS&DE lors de la visite. Si vous avez un département R&D bien identifié, prenez le temps d’en expliquer son fonctionnement.

• montrer toute preuve physique en votre possession liée au projet, lors de la visite, idéalement selon l’ordre chronologique.

• démontrer la conformité de vos travaux au programme de la RS&DE lors des discussions sur les activités examinées en vous aidant des 5 questions.

Choses à éviter 

Il est également important d’éviter de commettre des erreurs majeures qui pourraient soulever des doutes sur l’admissibilité de vos travaux ou vos compétences et vous coûter vos chances de résoudre les enjeux.

Au cours de la visite, vous devez démontrer votre compréhension des enjeux suivants : 

• la différence entre un objectif scientifique et technologique et un objectif commercial. La rencontre vise à valider que les travaux de RS&DE possèdent les caractéristiques qui correspondent à la définition de la RS&DE. Il faut donc se concentrer sur ce qui s’est produit sur le plan technique et éviter de parler trop longtemps du projet d’entreprise, car cela pourrait porter à confusion.

• le contenu de la demande RS&DE est connu et validé par tous ceux qui participent à la rencontre. Il faut éviter qu’un membre de votre équipe ne revienne sur ce contenu, car cela pourrait nuire à la cohérence du discours de l’entreprise et du projet de RS&DE.

• la documentation contemporaine (c’est-à-dire celle créée pendant le processus RS&DE) qui a servi pour produire la demande de crédit d’impôt est disponible. Dans un contexte où votre entreprise possède plusieurs versions de ses preuves à l’appui, il faut éviter de présenter des documents qui pourraient nuire à la cohérence du projet de RS&DE. 

Durée d’une rencontre

La durée d’un examen varie en fonction de plusieurs facteurs : le nombre de projets réclamés, la taille des projets, les montants réclamés, nombre de sites à visiter, etc. Ainsi, une rencontre sur place peut varier entre 1h30 et plusieurs jours.

La rencontre durera moins longtemps pour une entreprise qui a déjà fait l’objet d’un examen. En effet, une entreprise qui reçoit la visite de l’ARC pour la première fois doit expliquer son contexte et reçoit une session d’information pour lui expliquer le programme de la RS&DE.

Éléments à considérer 

1. Exemple de plan d’examen.
2. La politique sur l’admissibilité des travaux aux crédits d’impôt à l’investissement en RS&DE.
3. Conserver et dater tous vos échanges avec les représentants de l’ARC. Ces traces pourraient servir d’argument en cas d’une demande de révision.

Bien préparé et muni des informations pertinentes, les chances de faire bonne impression sont améliorées.

Les vérificateurs peuvent éventuellement vous fournir un premier avis à la fin de la rencontre. Il ne vous reste plus qu’à attendre leur rapport officiel.

Crédit photo : Patricksommer via Pixabay.